财务软件里科目设置的几点技巧

2018-09-12 10:16 来源:salon365官网

  在日常工作中,接触过一些财务软件的用户,因为科目设置时考虑不到位,导致软件使用过程中出现了很多异常的问题,甚至最后不得不新建账套来解决,我总结了几点技巧,和大家分享一下:

  1、科目代码的长度要有前瞻性

 

 

  在财务软件里,一级科目的长度是按会计制度设定的,二级以下的科目代码的长度由企业根据实际情况设置,而科目代码长度的设置,多数软件是在建账时设定,以后不能修改,只有少数软件能支持修改的(如速达),这时代码长度的设置要充分考虑到以后业务发展的需要,应稍为设长一些,我见过有企业在应收账款下按客户设二级科目核算往来账,当时客户很少,二级科目长度只设二位,即最多99个,一年后客户超过100时问题来了,而软件中途又不能修改长度,头都大了。

  2、增加一级科目时,会涉及财务报表的公式调整

  财务软件预设的财务报表,如资产负债表、利润表等,都是基于预设的科目编好公式的,如果新增了一级科目,一定要将财务报表相应的栏目的公式进行调整,否则新的科目数据可能不被统计,至于公式应如何调整不同软件各不同,不清楚的要向软件供应商咨询了。

  3、上下级科目核算的币种应一致,或上级核算币种包含下级科目核算的币种

  有的财务软件,一个科目只能核算一个币种,这个已经过时了,多数可选择核算一个或多个币种(如用友金碟速达),建议设成核算所有币种,这样再增加下级科目时自然就被兼容了,我见过有企业上级科目设成只核算人民币、下级科目核算美元,先不说科目账是否有问题,看着都不顺眼。

  4、科目设置应与进销存或辅助核算互补,不必设过多科目

  见过有企业按商品设置库存商品的明细科目,商品有多少个相关科目就有多少个,按往来单位设置往来核算二级科目的企业也比较多,科目量也很大,如果财务软件与进销存结合的,大可不必这样设,因为进销存的很多报表已可按商品或客户统计了,要看什么数据也可查报表,财务账可简化一些;

  部分财务软件是支持科目辅助核算的,有的辅助核算内容是固定的(如速达)、有的是可自定义的(如金碟),辅助核算是软件对比手工的一个重大飞跃,将会计科目设成核算某种辅助项,在做凭证时同步记录相关的辅助项,通过辅助账簿可按科目及辅助项查看,例如将应收账款设成辅助核算往来单位,发生应收账款时,在凭证录入应收账款科目同时录入客户信息,在辅助账簿即可查看应收账款下每个客户的数据,而不必按客户设海量的明细科目。

  5、科目设置使用要考虑便于输出报表

  使用不同的会计制度,输出的财务报表和附表有一定的差别,应根据报表取数的需要进行科目设置,不要使到科目的数据不能直接被报表使用,还要做手工拆分等大量工作,例如用友金碟的现金流量表,应收账款收回时,要拆分收回的货款是多少增值税是多少,如果在科目设置及使用时已分开货款和增值税设,则后期的工作量可以大大减少了。

  6、科目设置使用要考虑结转等需要

  医院、基层医疗机构、事业单位等会计制度,在特定的时候将某些数据从某些科目转到对应的科目,如果根据细分的业务分设科目,最后对转或出报表时,就简便多了。

  7、科目的辅助核算中途不要改,上下级科目最好一致,辅助项最好单一不建议组合

  科目是否辅助核算及核算什么辅助项,设定后最好不要改,一改的话辅助账簿就出现脱节,输出的结果会不同,原来不辅助核算中途才加上去的,辅助账簿的数据也是残缺的,如混合使用多个辅助项,要关注机制凭证是否考虑了辅助项或是否全部考虑了,这个地方多数软件是存在不足的,可能会使辅助账簿的数据与正常账簿对不上。上下级科目核算的辅助项相同时,上级科目的辅助账簿才能正常对接。